Karenz und Wiedereinstieg – mit der richtigen Planung geht es besser!

Eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist für immer mehr ArbeitnehmerInnen ein Schlüsselthema für die persönliche Lebenszufriedenheit. Wesentlicher Moment dabei ist unter anderem der Wiedereinstieg in das Berufsleben nach einer Karenz oder Auszeit. Dem geht jedoch idealerweise schon im Vorfeld ein systematisches Karenz- bzw. Auszeitenmanagement voraus.

Warum ist es wichtig, die Karenzzeit wie auch den Wiedereinstieg gemeinsam mit den ArbeitgeberInnen systematisch zu planen?

Damit Karenzen und Wiedereinstiege gut ablaufen, setzen familienfreundliche ArbeitgeberInnen immer stärker auf ein aktives Karenzmanagements. Dieses beginnt bei Bekanntgabe einer bevorstehenden Elternschaft, bezieht ArbeitnehmerInnen und ArbeitgeberInnen wechselseitig von Anfang an aktiv ein und ermöglicht so eine treffsichere Planung bis zu einem (vollen) reibungslosen Wiedereinstieg, von der alle Beteiligten profitieren.
Ziele dabei können sein:

• Aufrechter Kontakt und aktiver Informationsfluss während der Abwesenheit
• Schnellere Rückkehr und bessere Integration aus und nach Karenz bzw. Elternteilzeit
• Schnellerer Wiedereinstieg in eine Vollzeit- oder vollzeitnahe Beschäftigung
• Bessere, weil rechtzeitigere Personalplanung
• Flexibilisierung von Arbeitszeiten, aber vor allem auch des Denkens von ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen
• Erleichterung der Betreuungsverpflichtungen
• Verankerung einer familienfreundlichen Kultur

Wie sieht eine systematische Planung aus? Welche Schritte sind zu beachten?

Ein aktives Karenzmanagement ist ein proaktiver Prozess, bei dem ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen gemeinsam für alle Beteiligten passende Lösungen finden. Dies beginnt meistens mit der Meldung der Schwangerschaft, welche durch die Mutter verpflichtend vorzunehmen ist. Der Vater ist nicht gesetzlich dazu verpflichtet, sofern er keine Karenz, Elternteilzeit oder sonstige Maßnahmen bzw. Vergünstigungen, etwa laut Kollektivvertrag im Zusammenhang mit der Geburt eines Kindes, in Anspruch nehmen möchte.

Planungsgespräch

Der Zeitpunkt der Bekanntgabe des Familienzuwachses ist ein guter Moment ein erstes Planungsgespräch zwischen ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen anzuregen.
Inhalt eines solchen Gesprächs könnte folgendes sein:

• Welche Vorstellungen/Erwartungen bestehen bezüglich der Dauer der Karenz und des Wiedereinstiegs (Art der Tätigkeit, Arbeitszeit, Beschäftigung während der Karenz – sofern zu diesem Zeitpunkt schon bekannt)?
• Mit welchen Aufgaben sind die ArbeitnehmerInnen derzeit betraut und von wem können diese Aufgaben während der Abwesenheit übernommen werden? (Verteilung der Aufgaben im Team, Karenzvertretung – intern, extern)?
• Wie kann die rechtzeitige und reibungslose Übergabe aussehen?
• Gibt es Ansatzpunkte, die einen früheren Antritt der Karenz wahrscheinlich machen. Kann ein Notfallplan bzw. eine früher Übergabe dabei hilfreich sein?

Wesentliche Punkte aus einem solchen Gespräch sollten schriftlich festgehalten werden. Dies dient beiden Seiten und beugt möglichen späteren Diskussionen vor.

Karenzantrittsgespräch

Parallel zur Aufteilung, Übergabe bzw. Nachbesetzung sollten rechtzeitig vor dem Beginn der Karenz im Rahmen eines Karenzantrittsgesprächs unter anderem folgende Punkte für die Karenz besprochen werden:

• Wie soll Kontakt während der Karenz gehalten werden (Rhythmus, Häufigkeit, Art, Erreichbarkeit bei Notfällen, Ansprechpartner im Unternehmen)?
• Welche Zugänge zu internen Systemen und Informationen bleiben bestehen? An welchen Veranstaltungen, Events und Weiterbildungen kann teilgenommen werden?
• Ist eine Beschäftigung während der Karenz erwünscht/sinnvoll und wenn ja in welchem Ausmaß?
• Gibt es bereits Überlegungen zum Wiedereinstieg und zur Tätigkeit danach (möglicher Teilzeitwunsch, Arbeitsbereich und -aufgaben)?
• Planung eines eventuellen Karenzzwischengespräches
• Rahmenbedingungen für den Fall, dass die Dauer der Karenz geändert werden soll

Auch im Karenzantrittsgespräch getroffene Überlegungen sollten schriftlich festgehalten werden. Selbst wenn sich die Pläne des Arbeitnehmers zu Karenz und Teilzeit oft gerade in den ersten Monaten ändern, ist damit ein erster Grundstein für eine gelungene Karenz gelegt.
Die Beachtung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen ist selbstverständlich eine Grundvoraussetzung für ein gelungenes Karenzmanagement. Familienfreundliche ArbeitgeberInnen, die ein aktives Karenzmanagement betreiben, beziehen ArbeitnehmerInnen in Karenz auch über die gesetzlichen Vorgaben hinaus laufend mit ein und veranstalten zum Beispiel Events, Frühstücke oder Infoveranstaltungen, an denen die karenzierten MitarbeiterInnen teilnehmen und so stetig den Kontakt zum Unternehmen halten können. Dabei können manchmal auch Kinder mitgenommen werden, wobei die ArbeitgeberInnen eine professionelle Betreuung organisieren. Die Teilnahme an solchen Events muss für die ArbeitnehmerInnen freiwillig sein.

Wiedereinstiegsgespräch

Spätestens drei Monate vor Ablauf der Karenz sollte ein Wiedereinstiegsgespräch stattfinden, in dem geklärt wird, wie der Wiedereinstieg stattfinden soll und kann. Im Fokus steht die Gestaltung und Definition von Art und Umfang der künftigen Arbeitsleistung und deren Rahmenbedingungen. Es gilt dabei eine für beide Seiten sinnvolle Einsatzmöglichkeit zu definieren. ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen sind gefordert, aktiv Vorschläge und Lösungsansätze einzubringen.
Folgende Themen können Inhalte eines Wiedereinstiegsgesprächs sein:

• Welche Aufgaben soll der ArbeitnehmerInnen nach ihrer Rückkehr erfüllen?
• Wie viele Stunden pro Woche/Monat soll gearbeitet werden?
• Welche Maßnahmen werden anlässlich des Wiedereinstiegs getroffen? (Schulung, Übergabe, Weiterbildung, etc.)
• Welche Überlegungen gibt es für die Gestaltung der Arbeit in ein bis zwei Jahren?

Ganz besonders beim Wiedereinstieg ist das Einbinden der unmittelbaren Führungskräfte essenziell. Die Personalabteilung allein kann häufig weniger passende Lösungen finden, da ihnen die Aufteilung und Zusammenarbeit im Team bzw. die Aufgabenstellungen nicht immer im Detail bekannt sind.

Mentoring

Einige familienfreundliche ArbeitgeberInnen setzen zur Unterstützung von aus der Karenz wiederkehrenden ArbeitnehmerInnen gezielt auf Mentoring. Dabei erhalten die ArbeitnehmerInnen MentorInnen zur Seite gestellt, die sie in der ersten Zeit begleiten und sie wieder in die Arbeitswelt einführen – ähnlich wie das bei der Einschulung von neuen KollegInnen der Fall ist. Mentoren können langjährige MitarbeiterInnen oder Führungskräfte sein, die für diese Aufgabe auch speziell geschult werden und Erfahrung sowie Sensibilität mit den Themenstellungen der Vereinbarkeit von Familie und Beruf haben. Insbesondere wenn ArbeitnehmerInnen nach der Karenz unternehmensintern in einen anderen Bereich wechseln, können Mentoringprogramme eine große Unterstützung sein.

Mobiles Arbeiten / Teilzeit

Insbesondere seit der Corona-Pandemie ist Home Office bzw. Mobiles Arbeiten in der täglichen Realität vieler Betriebe angekommen. Kombiniert mit Teilzeit kann es besonders für WiedereinsteigerInnen eine attraktive Möglichkeit sein, um höhere Stundenkontingente zu erlangen. Beispiel: Pro Woche 20 Stunden am Betriebsstandort und 10 weitere Stunden von zu Hause aus – vorausgesetzt, dass die Art der Tätigkeit das zulässt und zuhause eine Kinderbetreuung sichergestellt ist.

Elternteilzeit

Besteht das Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt des Antritts einer Teilzeitbeschäftigung ununterbrochen seit mindestens drei Jahren (Zeiten einer Unterbrechung mit Wiedereinstellungszusagen und der Karenz zählen dazu), sind mehr als 20 ArbeitnehmerInnen im Betrieb beschäftigt und lebt das Kind im gemeinsamen Haushalt oder haben die ArbeitnehmerInnen die Obsorge für das Kind, besteht ein Recht auf Elternteilzeit. Die Elternteilzeit ist ein im Mutterschutzgesetz bzw. Väterkarenzgesetz gesetzlich geregelter Anspruch auf Herabsetzung der Arbeitszeit bzw. auf Änderung der Lage der Arbeitszeit zur Betreuung eines Kindes.

Väterkarenz

Besondere Aufmerksamkeit hat das Thema der Väterbeteiligung in den letzten Jahren erhalten und macht es sinnvoll, auch speziell für die Väter ein gutes Karenzmanagement aufzusetzen. Väter müssen ihren Karenzwunsch spätestens acht Wochen nach der Geburt beim Arbeitgeber melden, sofern sie direkt im Anschluss an die Schutzfrist der Mutter in Karenz gehen möchten, ansonsten mindestens drei Monate vor Antritt. Der besondere Kündigungs- und Entlassungsschutz beginnt mit der Bekanntgabe, frühestens jedoch vier Monate vor Antritt der Karenz. Das hat häufig zur Folge, dass Väter ihren Wunsch nach einer Karenzierung erst knapp vor Ende der Meldefrist den ArbeitgeberInnen bekannt geben. Ein früherer Zeitpunkt wäre jedoch aus Planungssicht vorteilhafter. Ziel sollte daher sein, dass auch Männer ihre Karenzwünsche schon mit oder sogar vor der Geburt des Kindes offen kommunizieren können und damit auch den ArbeitgeberInnen mehr Spielraum für eine gute Umsetzung ermöglichen.
Immer mehr familienfreundliche ArbeitgeberInnen zeigen, dass sie auf eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf Wert legen und sich dabei nachhaltige Ziele setzen. Ein Weg dabei ist die durch das Bundeskanzleramt Sektion Familie und Jugend erteilte staatliche Zertifizierung berufundfamilie.